El aviso de confidencialidad en correos electrónicos

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Resulta muy frecuente encontrar en las firmas de los correos electrónicos corporativos el texto conocido como “aviso de confidencialidad”, en el que se previene al destinatario del escrito de circunstancias varias como la confidencialidad del contenido, la necesidad de mantener secretas las comunicaciones, o incluso el mandato de destruir el correo si no se es destinatario del mismo. Analizamos a continuación y desde una perspectiva legal, todo lo relativo al aviso de confidencialidad.

¿Qué es el aviso de confidencialidad?

Como ya hemos adelantado, el aviso de confidencialidad es un texto de marcado carácter legal que se suele colocar en la firma de los correos de empresa para avisar al destinatario del correo de determinadas circunstancias, generalmente relacionadas con la confidencialidad del contenido. Se verá mucho mejor con un pequeño ejemplo:

Esta comunicación contiene información que es confidencial y también puede contener información privilegiada. Es para uso exclusivo del destinatario/s. Si usted no es el destinatario/s tenga en cuenta que cualquier distribución, copia o uso de esta comunicación o la información que contiene está estrictamente prohibida. Si usted ha recibido esta comunicación por error por favor notifíquelo por correo electrónico o por teléfono.

¿Es necesario el aviso de confidencialidad?

Depende. En la mayoría de casos en los que nos dirijamos con nuestros correos a proveedores o clientes ordinarios no será necesario ni recomendable acompañar el texto con un aviso de confidencialidad, pero en algunos muy concretos (que a continuación detallaremos) sí que podrá considerarse su utilidad.

Resulta necesario entender que ninguna persona tiene por qué someterse a obligaciones derivadas de la simple lectura de un correo electrónico si no ha existido contrato previo. No existe ningún precepto legal -faltaría más- que obligue a los destinatarios de los correos electrónicos a respetar la confidencialidad del contenido que reciben, y tampoco puede defenderse dicha conducta con otras fuentes del derecho como la costumbre o los usos del mercado. Luego en todos los casos en los que no existen pactos de confidencialidad previos entre las partes, el aviso de confidencialidad tiene como único efecto demostrar la incapacidad legal del emisor y dejarlo en mala situación ante sus contactos.

El aviso de confidencialidad sí que puede, en cambio, ser útil en casos en los que el sujeto que emite el correo electrónico y el que lo recibe tienen firmado cualquier tipo de acuerdo de confidencialidad en el que se obligue al segundo de mantener en secreto ciertas informaciones que se puedan obtener del primero. Es cierto que para ello ya funcionará el propio contrato, pero no estará de más avisar directamente de que esta información en concreto de este correo electrónico concreto, es confidencial y se somete a lo pactado en el acuerdo. Para ello podrá ser interesante aludir al nombre o fecha del contrato, y en cualquier caso siempre eliminar todo lo referido a cosas como “Si usted no es el destinatario tenga en cuenta que la distribución de la información está prohibida”, pues ya sabemos que no podemos crear obligaciones a personas que ni conocemos. Respetándose todo ello y como excepción a la norma, el uso del aviso de confidencialidad se muestra útil y hasta recomendable en estos casos.

Eliminado el aviso de confidencialidad ¿qué utilizo como firma?

Si eliminado el aviso de confidencialidad se quiere hacer un uso legal del texto contenido en la firma de los correos electrónicos corporativos, es buena idea tener en cuenta los avisos de privacidad referentes a la normativa de protección de datos. El Reglamento 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, ha traído a los sujetos que trabajan con datos personales de personas físicas una nueva esfera de obligaciones de trato y respeto en el uso de esta información para la emisión de correos sobre todo de contenido publicitario. Si se cumplen todas estas obligaciones no estará de más avisar de ello al receptor del email con una firma del estilo a la siguiente:

En cumplimiento de lo dispuesto en el Reglamento 2016/679, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, xxxx SL pone en su conocimiento que esta información ha sido remitida por personal al servicio de la citada empresa con la finalidad de cumplimiento de las funciones de su competencia. Ponemos en su conocimiento la posibilidad de ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, portabilidad de datos, limitación del tratamiento y olvido en los términos establecidos en la legislación vigente, que podrá hacer efectivos dirigiéndose por escrito a xxxx SL, con dirección en xxxx. Si desea dejar de recibir correos de esta lista, reenvíe este e-mail a xxxx.

Conclusión

Como hemos observado, el aviso de confidencialidad debe de ser limitado únicamente a determinadas circunstancias muy concretas, por lo que recomendamos deshacerse de ellos de forma total en los casos en los que aquellas no se cumplan. En caso contrario se podrá perjudicar una imagen de seriedad labrada con años a cambio de nada, pues ese es el beneficio de incluirlas en la firma de los correos. En lo que respecta al aviso de privacidad nos remitimos al último párrafo de esta entrada, y adelantamos que por su importancia será un tema que desarrollaremos en posteriores.

Álvarez Ramos Abogados

abogados de propiedad intelectual

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5 Comentarios

  1. DAVINIA ALVAREZ FERNANDEZ 24 mayo, 2018 Responder

    Buenos dias:

    una empresa me pide por ponerme lo de la protección de datos en los correos 350+iva me dice que
    es obligatorio que si no te puede caer una multa, eso es cierto tengo que contratarlo con una empresa externa o puedo coger la ley y ponerla como firma en el correo.

    • Miguel Álvarez Ramos 30 mayo, 2018 Responder

      Buenos días Davinia.

      El tratamiento de la protección de datos no se puede solucionar únicamente con poner una firma en el correo electrónico, ya que hay que tener una política de privacidad publicada en la página web de la empresa y saber tratar los datos personales de los usuarios correctamente. El reglamento incluso obliga a mantener unos estándares de seguridad a efectos de que no se realice ninguna filtración de datos. No le puedo recomendar (ni todo lo contrario) que adquiera los servicios que le han presupuestado porque no conocemos el contenido de los mismos ni su calidad, pero sí que podemos decirle que a título general poner como firma del correo un aviso no es suficiente.

      Un saludo.

  2. Juan García 15 diciembre, 2015 Responder

    Buenas tardes, tengo una duda acerca de este tema.

    Recibí un correo electrónico de el director de una empresa con ese aviso de confidencialidad. Yo no he firmado en ningún momento acuerdo de confidencialidad alguno, por lo que no he de tenerlo en cuenta como deduzco de la lectura de este artículo.

    Pero, ¿puedo divulgar el contenido del correo electrónico?. En el sentido de, por ejemplo, grabar un vídeo para Youtube y decir: tal empresa me ha mandado este correo, donde me piden que haga esto. Ya que, las exigencias que me piden, afectan a mi «trabajo» en mi canal, y afectan a el público que me sigue. Por el contrario, ¿todo esto quedaría protegido por el derecho a la intimidad o al secreto de las comunicaciones?.

    Muchas gracias

    • AUTOR
      Álvarez Ramos Abogados 15 diciembre, 2015 Responder

      Buenas tardes Juan.

      Con la divulgación pública efectivamente hay que tener más cuidado, y su legalidad dependerá del contenido del correo electrónico. Deberás de tener siempre eso sí dos cosas en cuenta:

      – Si se trata de información privada o íntima del remitente (no porque así se exprese en la firma del correo sino porque realmente tenga ese carácter) no se puede publicar bajo ningún concepto.
      – Si aparecen datos personales de personas físicas concretas (incluidos nombre y apellidos, puesto de trabajo, correo electrónico personal, teléfono, etcétera) estos no se pueden publicar, pues vulnerarían la Ley de Protección de Datos.

      De lo anterior se entiende que si el correo no tiene contenido privado ni íntimo podrás publicar el escrito eliminando los datos personales del autor. Podrás decir por ejemplo que la empresa «x» (puedes poner el nombre de la empresa) te ha enviado un correo con tal contenido.

      Aún así si prefieres asegurarte más para tu caso concreto escríbenos si quieres a [email protected] y a ver qué podemos hacer.

      Un saludo.

      • Juan García 15 diciembre, 2015 Responder

        De acuerdo, escribiré un correo donde os transcribiré el email que recibí, para que interpreten el contenido. Yo creo que para nada es información confidencial o íntima, simplemente me proponen hacer una cosa la cual no tengo por qué hacer ya que me perjudica y no entra dentro de la legalidad. Es simplemente eso, haz X cosa o te reclamaremos. Y sí, datos de carácter personal aparecen, pero el contenido del email no creo que sea íntimo, ya que es una propuesta acerca de algo público (en este caso, borrar de mi canal ciertos vídeos).
        Muchísimas gracias por la atención, espero vuestra respuesta.

        Un saludo

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